Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng thường gặp

Trong hoạt động kinh doanh, tặng quà tri ân khách hàng là một trong những chiến lược marketing hữu hiệu giúp doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm, tri ân tới những khách hàng thân thiết và khách hàng tiềm năng.

Theo số liệu thống kê từ Hiệp hội Quà tặng Doanh nghiệp Việt Nam, có đến 85% doanh nghiệp đã và đang triển khai chương trình tặng quà khách hàng, đặc biệt vào các dịp lễ, sự kiện đặc biệt.

Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng cần đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định về thuế, quảng cáo, bảo vệ người tiêu dùng và cạnh tranh. Đồng thời, nó phải thể hiện sự trân trọng, biết ơn đối với khách hàng và phù hợp với văn hóa, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Ngoài ra, mẫu quyết định cần đề cập đến các tiêu chí lựa chọn khách hàng được nhận quà, loại hình quà tặng, giá trị quà tặng và thời điểm trao tặng phù hợp.

Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng là gì?

Đây là văn bản thể hiện rõ việc tặng quà của doanh nghiệp cho khách hàng. Thông thường, văn bản này xuất hiện trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục đích tri ân hoặc thu hút khách hàng tiềm năng.

Để việc hợp tác kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả, các doanh nghiệp thường áp dụng chính sách tặng quà cho khách hàng. Đối tượng được tặng quà thường là những khách hàng VIP, có thời gian hợp tác lâu dài hoặc là đối tác chiến lược trong tương lai. Ban Giám đốc sẽ xem xét và quyết định việc tặng quà cho khách hàng theo từng chương trình, mục đích cụ thể.

Mặc dù Ban Giám đốc có quyền quyết định việc tặng quà cho khách hàng, tuy nhiên, việc có quyết định bằng văn bản là cần thiết vì nó tạo ra căn cứ chính thức và rõ ràng cho nhân viên thực hiện một cách hiệu quả. Văn bản quyết định cũng giúp đảm bảo tính công bằng, minh bạch và tuân thủ quy trình trong việc tặng quà cho khách hàng.

Qua việc có văn bản quyết định, doanh nghiệp có thể định rõ mục tiêu, đối tượng, ngân sách và phương thức thực hiện việc tặng quà, từ đó đảm bảo việc tặng quà được thực hiện một cách chuyên nghiệp và có hiệu quả.

Mục đích của mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng

Ngày nay, việc tặng quà cho khách hàng là một thực tiễn phổ biến tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh. Khi quyết định tặng quà, Ban Giám đốc hoặc chủ sở hữu cần thiết lập một văn bản quyết định cụ thể với những lý do sau:

Trước hết, văn bản quyết định tặng quà giúp tăng tính chuyên nghiệp và hợp pháp trong việc tặng quà, thay vì chỉ thông báo bằng miệng. Thứ hai, văn bản quyết định tặng quà cho khách hàng cũng quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp và xác định trách nhiệm trong tương lai.

Trong văn bản quyết định, cần nêu rõ mục đích và lý do tặng quà, cũng như thông tin về quà tặng và người thực hiện. Thời gian và cách thức thực hiện cũng cần được mô tả chi tiết để tránh hiểu nhầm và đảm bảo trách nhiệm của từng cá nhân được ủy quyền.

Văn bản quyết định này sẽ là cơ sở quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến quà tặng và khách hàng được tặng quà một cách minh bạch và hiệu quả.

Nội dung trong mẫu quyết định tặng quà khách hàng

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả của việc tặng quà, việc ban hành quyết định tặng quà cho khách hàng là vô cùng quan trọng và cần thiết. Dưới đây là những nội dung then chốt trong một mẫu quyết định tặng quà chuẩn mực:

Phần mở đầu:

• Tên công ty/đơn vị ban hành quyết định
• Số hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản
• Căn cứ pháp lý: Luật Thương mại, Điều lệ hoạt động của công ty, quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc.

Nội dung chính:

• Điều 1: Nêu rõ mục đích tặng quà (tri ân khách hàng thân thiết, chào mừng khách hàng mới, nhân dịp sinh nhật, lễ, Tết…)
• Điều 2: Mô tả chi tiết về món quà tặng (tên gọi, mã sản phẩm, giá trị) và đối tượng khách hàng được tặng.
• Điều 3: Thời gian áp dụng quyết định (thường từ 3-7 ngày)
• Điều 4: Phân công trách nhiệm thực hiện cho các bộ phận liên quan như Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Kế toán.
• Điều 5: Thời điểm quyết định có hiệu lực.

Phần kết thúc:

• Nơi nhận: Liệt kê các bộ phận, phòng ban liên quan
• Chữ ký, họ tên, đóng dấu của Giám đốc công ty.

Việc tặng quà cho khách hàng thường phụ thuộc vào các dịp sự kiện, chiến dịch khác nhau. Mỗi khi tặng quà, việc lập giấy tờ rõ ràng là cần thiết. Ban Giám đốc cần phải ban hành quyết định để chỉ đạo nhân viên thực hiện. Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng cần bao gồm các nội dung sau và được trình bày như sau.

Những mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng thường gặp

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Các tiêu chí phổ biến để lựa chọn khách hàng được tặng quà là gì?

Thông thường, doanh nghiệp sẽ ưu tiên tặng quà cho các nhóm khách hàng sau:

• Khách hàng VIP: có doanh số mua hàng cao (thường từ 20% doanh thu trở lên), thanh toán đúng hạn, trung thành với thương hiệu.
• Khách hàng tiềm năng: có nhu cầu và khả năng mua sản phẩm/dịch vụ cao, có tầm ảnh hưởng trong ngành.
• Khách hàng mới: nhằm tạo ấn tượng tốt và khuyến khích họ tiếp tục sử dụng sản phẩm.
• Khách hàng có dịp đặc biệt: sinh nhật, kỷ niệm thành lập công ty, các ngày lễ lớn…

2. Các loại quà tặng phổ biến cho khách hàng doanh nghiệp là gì?

Một số loại quà tặng thường được các doanh nghiệp lựa chọn:

• Các sản phẩm/dịch vụ của chính doanh nghiệp (voucher giảm giá, gói nâng cấp VIP…)
• Phiếu quà tặng, thẻ cào điện thoại, hiện vật có giá trị như hộp quà, giỏ quà…
• Vé tham dự sự kiện, hội thảo, du lịch…
• Quà tặng thương hiệu (branded gifts) in logo công ty như: sổ tay, bút, cốc, USB…

Bạn có thể tham khảo một số mẫu quà tặng tri ân khách hàng ý nghĩa, độc đáo nhất hiện nay.

3. Cần lưu ý gì về thuế khi tặng quà cho khách hàng?

Chi phí quà tặng dưới 200,000đ/người/lần được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu quà tặng từ 200,000đ trở lên hoặc tổng giá trị quà tặng cho 1 người từ 1,000,000đ/năm trở lên thì phải có hóa đơn, chứng từ và khấu trừ 10% thuế TNCN.

Quà tặng là rượu, bia, thuốc lá không được tính vào chi phí hợp lý.

Cần lập bảng kê chi tiết giá trị và danh sách tặng quà, có xác nhận của người nhận.

4. Làm thế nào để đo lường hiệu quả của chương trình tặng quà khách hàng?

Doanh nghiệp cần theo dõi một số chỉ số sau để đánh giá:

• Tỷ lệ khách hàng mới, khách hàng quay lại mua hàng sau khi được tặng quà
• Giá trị đơn hàng trung bình, tần suất mua và tổng doanh thu của khách hàng được tặng quà
• Mức độ hài lòng, trải nghiệm của khách hàng thông qua khảo sát, phản hồi
• Tỷ lệ khách hàng giới thiệu, truyền miệng về thương hiệu (referral rate)
• Hiệu suất đầu tư ROI = (Tổng doanh thu từ KH được tặng – Chi phí quà tặng) / Chi phí quà tặng

5. Thời điểm nào thích hợp để tặng quà cho khách hàng?

Các dịp thích hợp để tri ân khách hàng:

• Các ngày lễ lớn: Tết Nguyên đán, Giáng sinh, Quốc khánh 2/9…
• Sự kiện của khách hàng: sinh nhật, kỷ niệm thành lập công ty
• Sự kiện của doanh nghiệp: kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi đặc biệt
• Sau khi hoàn thành hợp đồng lớn hoặc dự án quan trọng với khách hàng

6. Cách soạn thông điệp đính kèm quà tặng sao cho chuyên nghiệp?

Một số gợi ý:

• Mở đầu bằng lời cảm ơn chân thành vì sự hợp tác/ủng hộ của khách hàng
• Giới thiệu ngắn gọn về ý nghĩa của món quà và dịp đặc biệt gửi tặng
• Bày tỏ mong muốn tiếp tục nhận được sự tin tưởng và đồng hành của khách hàng
• Đính kèm thông tin liên hệ và sẵn lòng hỗ trợ khách hàng
• Kết thúc bằng lời chúc sức khỏe, thành công và một lần nữa bày tỏ lòng biết ơn
• Giữ ngôn từ trang trọng, chuyên nghiệp nhưng cũng thân thiện, cởi mở

7. Nên tránh những món quà nào khi tặng khách hàng?

Các món quà cần tránh khi tặng cho khách hàng:

• Quà kém chất lượng, dễ hư hỏng, vỡ nát trong quá trình vận chuyển
• Quà quá nặng về tôn giáo, chính trị, phong tục tập quán
• Các sản phẩm thuốc lá, rượu bia (trừ rượu ngoại cao cấp)
• Quà tặng quá nhạy cảm, riêng tư như đồ lót, đồ trang điểm
• Thực phẩm dễ hỏng, quá hạn sử dụng
• Sản phẩm giả, nhái, vi phạm bản quyền
• Tiền mặt hoặc các loại voucher, phiếu quà tặng kém uy tín

8. Mua sắm quà tặng cho khách hàng ở đâu bền tốt, giá rẻ?

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp quà tặng uy tín, chất lượng cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Theo khảo sát của Vietnam Report, Công ty Quà tặng Đại Đông Giang nằm trong Top 10 nhà cung cấp quà tặng doanh nghiệp được tin dùng nhất với:

• Sản phẩm đa dạng, chất lượng: bình giữ nhiệt, bút ký, sổ tay, cốc, ly, set quà tặng doanh nghiệp cao cấp…
• Thiết kế sáng tạo, độc đáo, in ấn logo thương hiệu sắc nét
• Giá cả hợp lý, chiết khấu hấp dẫn khi đặt số lượng lớn
• Giao hàng nhanh chóng, đúng tiến độ cam kết

Việc tặng quà cho khách hàng không chỉ là nghệ thuật chăm sóc khách hàng mà còn thể hiện bản sắc và giá trị của doanh nghiệp. Vì vậy, cần chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng từ khâu lập quyết định tặng quà đến lựa chọn quà tặng phù hợp để mang lại hiệu quả tối ưu và ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng.

Bùi Văn Giang

Xin chào các bạn, mình là Bùi Văn Giang (Justin Bui) CEO công ty Đại Đông Giang chuyên sản xuất, in ấn, gia công quà tặng doanh nghiệp, đoàn đội, sự kiện đại hội, trường học, sinh viên,… trên địa bàn TPHCM nói riêng cũng như các tỉnh miền Nam nói chung. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế, in ấn quà tặng cho hàng trăm doanh nghiệp, tổ chức; tất cả các bài viết được chia sẻ trên trang Daidonggiang.com.vn đều dựa trên kinh nghiệm thực tế Giang đúc kết được.

Theo dõi, kết nối với Bùi Văn Giang trên mạng xã hội: