Gợi ý những mẫu thư mời in ấn độc đáo phù hợp cho các sự kiện
Nếu sự kiện của bạn thực sự chuyên nghiệp, việc gửi một tin nhắn văn bản cho khách mời của bạn sẽ khó có thể phù hợp. Bạn phải gửi thư mời chính thức để đưa ra nhận thức rằng sự kiện của bạn là cực kỳ chuyên nghiệp và phải được thực hiện nghiêm túc. Vậy làm thế nào để thiết kế thư mời trở nên đặc sắc và tạo được ấn tượng với khách mời?
Được rồi, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã sẵn sàng thiết kế thư mời của riêng mình sau khi chúng tôi cung cấp cho bạn tất cả những thông tin dưới đây. Vì vậy, không cần thêm bất kỳ lời quảng cáo nào nữa, chúng ta hãy bắt đầu với thư mời ấn tượng cho sự kiện.
Thư mời là gì?
Thư mời là những lá thư được viết để mời các cá nhân tham gia một sự kiện cụ thể. Mục đích chính của viết thư mời là điều phối lượng khách đến trước ngày tổ chức vài ngày.
Thư mời giúp người chủ trì xử lý sự kiện tốt hơn vì họ có thể sắp xếp cho phù hợp. Chúng có thể được thiết kế cho một đám cưới, lễ tốt nghiệp, triển lãm hay ngày thường niên… về cơ bản, bất cứ thứ gì bạn cần mọi người xuất hiện.
Làm thế nào để thiết kế một thư mời đặc sắc?
Thư mời được viết chính xác như cách viết thư bình thường ngoại trừ một vài chi tiết. Tuy nhiên, chúng ta hãy xem xét tất cả các bước và định dạng liên quan đến quá trình viết thư mời
Bước 1. Dòng chủ đề
Dòng chủ đề của bạn phải chứa đựng bản chất của bức thư của bạn.
Ví dụ: nếu bạn cần mời phụ huynh của lứa học sinh tốt nghiệp trung học của bạn, dòng chủ đề của bạn sẽ giống như “Thư mời cho lễ tốt nghiệp của Lớp 2022”
Bước 2. Thêm tiêu đề thư của bạn
Bước này là bước bắt buộc khi bạn viết một lời mời chính thức. Bạn chỉ cần thêm tiêu đề thư của tổ chức mình vào đầu thư. Tiêu đề thư tượng trưng cho uy tín của tổ chức của bạn trong một khía cạnh chuyên nghiệp.
Bước 3. Đề cập đến địa chỉ của người gửi
Điều đầu tiên mà bạn cần đề cập ngay sau khi thêm tiêu đề thư (chỉ trong trường hợp thư mời chính thức) là địa chỉ của người gửi. Đây cũng là một bước cực kỳ quan trọng vì đây là địa chỉ mà khách sẽ gửi RSVP của họ.
Bước 4. Viết ngày
Sau khi đề cập đến địa chỉ của người gửi, bạn cần đề cập đến ngày gửi lời mời.
Bước 5. Đề cập đến địa chỉ của người nhận
Bước tiếp theo là đề cập đến địa chỉ của người nhận, cùng với việc viết tên của họ. Bước này đảm bảo rằng người nhận có thể chắc chắn rằng họ đã được mời tham gia sự kiện. (Rõ ràng là chúng tôi chỉ đùa thôi.)
Bước 6. Bao gồm lời chào
Luôn luôn bắt đầu bức thư của bạn bằng một lời chào. Bạn có thể viết – Thưa bà / ông nếu bạn không biết tên người nhận. Nếu bạn biết tên của người nhận, hãy viết họ và tên của họ, và thêm một lời chào ở phía trước.
Kết thúc lời chào bằng dấu phẩy và bỏ qua một dòng. Bạn phải luôn cố gắng tìm ra tên đầy đủ của cá nhân mà bạn đang gửi thư.
Bước 7. Phần nội dung chính của bức thư
Bạn nên luôn bắt đầu thư mời của mình bằng những cụm từ như…
- Chúng tôi rất vui được chào đón bạn…
- Tổ chức của chúng tôi sẽ được tôn trọng để chào đón bạn với tư cách là một vị khách…
- Rất vui cho chúng tôi nếu bạn có thể đến…
- Chúng tôi rất vui nếu bạn có thể đến…
- Thay mặt cho tổ chức của chúng tôi, chúng tôi xin chào mừng bạn…
Viết những cụm từ như thế này ở đầu thư thể hiện sự tôn trọng và hạnh phúc của bạn đối với việc mời một cá nhân tham gia sự kiện. Sau khi bạn viết xong, hãy chỉ rõ mục đích của sự kiện một cách rõ ràng trong chính đoạn đầu tiên.
Đề cập đến các chi tiết quan trọng nhất như ngày, giờ và địa điểm trong chính đoạn đầu tiên. Thông tin này nên được truy cập ngay từ đầu bức thư vì người nhận sẽ thuận tiện khi tìm thấy những chi tiết quan trọng này mà không cần đọc lại toàn bộ bức thư.
Trong đoạn thứ hai, bạn nên đánh dấu mình là người chủ trì sự kiện. Bạn phải mô tả mục đích của sự kiện và lý do bạn tin rằng sự kiện cần có sự tham gia của người nhận. Ngoài tất cả những điều đó, có thể đính kèm thêm thông tin liên quan đến sự kiện. Ví dụ, nếu có một chương trình cho sự kiện, tốt hơn là nên đề cập đến nó trong chính văn bản.
Ngoài ra, nếu một số khách mời hoặc sự kiện đặc biệt đã được lên kế hoạch cho sự kiện, họ cũng có thể được liệt kê trong thư. Bạn có thể cung cấp hướng dẫn bổ sung cho sự kiện, vì một số sự kiện yêu cầu tất cả khách mời thực hiện các hành động đặc biệt. Ví dụ…
- Khách có thể được yêu cầu điền vào mẫu đăng ký
- Họ có thể được yêu cầu nhận một bản sao của thư mời
- Họ có thể được yêu cầu mang theo một số đồ vật hoặc tài liệu
- Khách có thể phải xuất hiện trong một quy định nhất định về trang phục
Nếu sự kiện của bạn ngụ ý rằng khách mời nên mang theo một món quà nhưng bạn không muốn nhận bất kỳ món quà nào, bạn chỉ nên đề cập: “Vui lòng không có quà”. Trong các trường hợp khác, hoàn toàn không đề cập đến bất cứ điều gì. Đó là hầu hết mọi thứ về cách thiết kế một nội dung chính hoàn hảo của một bức thư mời.
Tóm lại, thư mời của bạn phải chứa các chi tiết quan trọng sau:
- Lý do cho sự kiện
- Địa điểm
- Ngày và ngày diễn ra sự kiện
- Thời gian đến
- Danh sách các chương trình và sự kiện đặc biệt
- Yêu cầu trả lời (RSVP)
- Bản đồ (Tùy chọn)
Bước 8. Bao gồm phần đóng và chữ ký
Bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với người nhận vì đã xem xét lời mời của bạn. Đề cập rằng bạn đang mong chờ được gặp họ tại sự kiện. Trong trường hợp bạn định gọi cho người đó để nhận phản hồi từ họ, hãy đề cập đến ngày bạn định thực hiện cuộc gọi đó.
Trong trường hợp bạn muốn người nhận xác nhận sự hiện diện của họ qua email hoặc bằng cách điền vào biểu mẫu, hãy cho biết thời hạn mà bạn muốn họ xác nhận sự hiện diện của mình. Sau khi thiết kế tất cả những điều này, hãy viết thông tin liên hệ của bạn (email, số điện thoại, v.v.).
Đề cập đến sự chỉ định của bạn nếu bạn thay mặt công ty viết một lá thư mời chính thức. Bằng cách này, bất kỳ cá nhân nào cũng có thể dễ dàng liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến sự kiện của bạn.
Bước 9. Đọc lại lá thư của bạn
Hãy xem lại bức thư của bạn lần cuối trước khi bạn gửi nó đi. Đảm bảo rằng ngữ pháp chính xác, dấu câu ổn và không có lỗi chính tả. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng văn bản của bạn không bao gồm các câu không hoàn chỉnh hoặc các từ biệt ngữ.
Gợi ý những mẫu thư mời in ấn độc đáo phù hợp cho các sự kiện
Được rồi, vậy bây giờ bạn đã biết tất cả các bước để thiết kế một bức thư mời hoàn hảo nhưng bạn đã có công cụ hoàn hảo để viết thư mời của mình chưa? Nếu bạn chưa biết bày trí các nội dung trên như thế nào để tạo sự ấn tượng và ý nghĩa, bạn có thể tham khảo các thiết kế sao đây:
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu về cách thiết kế thư mời hay các loại quà tặng, hãy liên hệ với Đại Đông Giang ngay hôm nay. Chúng tôi sẽ sẵn lòng giúp bạn tìm hiểu thêm về các sản phẩm, các món quà tặng với giá rẻ nhất thị trường và hỗ trợ thiết kế, in ấn sản phẩm.
Xem thêm:
Top các dịch vụ gói và tặng quà tận nhà ở TP HCM
10 hướng dẫn quà tặng đồng hồ đeo tay tốt nhất
Xin chào các bạn, mình là Bùi Văn Giang (Justin Bui) CEO công ty Đại Đông Giang chuyên sản xuất, in ấn, gia công quà tặng doanh nghiệp, đoàn đội, sự kiện đại hội, trường học, sinh viên,… trên địa bàn TPHCM nói riêng cũng như các tỉnh miền Nam nói chung. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế, in ấn quà tặng cho hàng trăm doanh nghiệp, tổ chức; tất cả các bài viết được chia sẻ trên trang Daidonggiang.com.vn đều dựa trên kinh nghiệm thực tế Giang đúc kết được.
Theo dõi, kết nối với Bùi Văn Giang trên mạng xã hội:
